DESCRIPCION DE CARGO: ANALISTA ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO: CENTRO DE DISTRIBUCIÓN (CEDIS) EL VIGÍA
REPORTA A: ADMINISTRADOR
• Desarrollo de la gestión administrativa de cuentas para la cartera de clientes del Centro de Distribución (evaluación de niveles de morosidad, entrega de documentos al cobro a la FDV, status de cuentas, limpieza de saldos, entre otras actividades).
• Control y seguimiento a la gestión de cobranzas realizada por la FDV, así como el estatus de pago de clientes con pago. directo (transferencias, Efectivo, Zelle), en función de minimizar los niveles de morosidad.
• Administración y resguardo de documentos al cobro.
• Organización y control de archivo de documentos y correspondencia relativa a operación comercial de la FDV.
• Revisión y liquidación de las facturas de ventas de los asesores para garantizar que se hayan procesado todas las facturas de acuerdo al stock de los productos despachados.
• Revisión diaria de cada almacén del Chofer despachador.
• Resguardo y control de las facturas generadas en el Centro de Distribución.
• Realizar la cobranza en el sistema BAAN para actualizar las cuentas por cobrar de las cadenas Regionales y Nacionales.
• Entregar cualquier documento administrativo al cliente llamase Nota de Crédito, Nota de Debito Y/O otros.
• Planificar, organizar y ejecutar inventario, facturación y cobranza de serví-fresco (en caso de que aplique) así como realizar y/o revisar y controlar impresiones de facturaciones automáticas y de oficina.
• Procesar las rutas de choferes y asesores de venta; el cual consiste en generar ordenes de ventas según los pedidos recibidos, para que se pueda realizar el proceso de carga y despacho de clientes por oficina y de rutas, para luego imprimir las mismas y entregarlas con su respectiva guías Sunagro a cada cliente o chofer según el caso con el fin de prestar el mejor servicio a todos los entes involucrados en diversas gestiones de la empresa, respetando las normas establecidas por la misma.
• Validar a nivel contable que los pasivos a nivel de sistema BAAN mensualmente estén conciliados, de manera de comprobar que los registros fueron procesados y conciliados en su oportunidad, en caso contrario realizar el proceso pertinente.
• Recepcionar y revisar diariamente las facturas entregadas a los clientes por los choferes repartidores.
• Realizar proceso de cobro de facturas luego de que tesorería validé que efectivamente está en el estado de cuenta.
• Revisar y registrar en BAAN comprobantes de retenciones de impuestos (Valor agregado y municipales).
• Realizar reintegros por devoluciones diversas de las rutas o en la oficina.
• Bajar diariamente reportes de ventas (SFA).
• Verificar a diario que los reportes cuadren con las facturas y proceder a la respectiva cobranza luego de haber recibido los soportes de cobro.
• Detectar si hay diferencias faltantes o sobrantes financieros que amerite la intervención de jefe inmediato.
• Eventualmente reversar facturas por errores de origen y facturar correctamente.
• Vigilar y cuidar los correlativos de series de control SENIAT. (A-01 Y A-22)
• Mantener archivos al día como respaldo a la hora de cualquier verificación.
• Solicitar las notas de créditos autorizadas por diferentes motivos.
• Generar las devoluciones por mal estado autorizadas.
• Validar las conciliaciones bancarias comprobando que los pasivos y datos contables
estén registrados.
• Prestar apoyo en el área de despacho en caso dado del que el personal encargado no asista a sus labores.